GESTION DEL TIEMPO Y LA COMUNICACION EN NUESTRO TRABAJO

En esta charla de la beca Transición Laboral en la facultad de economicas orientada hacía nuestro primer trabajo en practicas, la psicóloga de empresa nos ha hablado de la gestión de tiempo. Primero está el tiempo perdido de mirar el correo etc. No conviene aplazar las cosas. Habría que forzar a los compañeros a que concreten una fecha y plazos de trabajos, que se comprometan a cumplir objetivos. Entre los compañeros de trabajo que nos vamos a encontrar se distinguen varios perfiles: El ansioso focaliza la tarea, detecta los riesgos, no pierde el tiempo pero trabaja en momentos de crisis, rápidamente, compulsivamente, lo que puede restar efectividad. El dispersivo mantiene tareas de escape en su trabajo, trata de irse a correos y así aprovecha para fumar, tomarse un café… El discontinuo cambia constantemente de ritmos, interrumpe sus tareas. Estas personas no corren riesgos, no se equivocan y te prestan atención hasta cuando estan ocupados. Paran lo que hacen para darte una solución. Conocen empresa, son reactivos. El concentrado se preocupa tanto de los detalles que olvida el propósito inicial. No comenta nada con sus compañeros, no hay comunicación ni trabaja en equipo, trabaja en su departamento. Tira por su camino. Un creativo concentrado se aliena al hacer un presupuesto con Excel pero resulta excelente si tiene que redactar un texto personal de su especialidad individualmente. No está demostrado que según una tarea ejerces un rol sino que tiene más que ver con la sicología de la propia persona. Todos estos perfiles están relacionados y unos llevan a otros, no habiendo categorías puras. 

 

 

Entre los ladrones del tiempo hay muchos factores externos  como los cambios en la organización y en los proyectos, los demasiados mails que gestionar y más en copia, las necesidades de  atender el teléfono (donde conviene ser breves, no hacer demasiadas llamadas, concretar los tiempos de espera) No conviene hacer varios compromisos al mismo tiempo sino dedicarse a uno en profundidad y exclusividad. A veces se pierde tiempo por falta de información y concreción del proyecto, por retrasos, por falta de comunicación, por personas no disponibles, por reparto de responsabilidades poco claras. Pero luego hay factores  internos en estas pérdidas de tiempo. Algunos tendemos a trabajar solos y delegar poco. Queremos hasta supervisar el trabajo de los demás. Buscas la perfección pero no la excelencia.  A veces se pierde el tiempo por poca planificación, por reuniones poco concluyentes, de una reunión debe salir una fecha y objetivos concretos. Por el desorden de la mesa de trabajo y los archivos en el ordenador o físicos. Por no saber decir no a tareas. Por meterse a previsiones poco realistas. Por indecisiones y aplazamientos reiterados, por dejar trabajos a medias, por prisas, impaciencias, debidas a la urgencia. 

 

Un profesional no empieza con tareas ni planificando sino averiguando en que emplea el tiempo. Lo urgente es para ya, y a veces no deja tiempo a lo importante, que es necesario para las tareas. Una vez metidos en la empresa en prácticas o en la que nos ha contratado conviene empezar a familiarizarse con las tareas, las fechas de entregas, los plazos… hacer listados de tareas (presentar informe, llamar a tal, enviar mail…) Estas tareas las podemos clasificar en lo URGENTE e IMPORTANTE  Sometidos a unos plazos estos objetivos  hay que hacerlos ya, no mañana. En el trabajo en crisis vamos a toda pastilla, porque hay consecuencias inmediatas si no lo hacemos. Vivimos con una presión temporal, estrés, y estas prisas son agotadoras, aunque seamos muy productivos. Debemos, no obstante, dedicar un tiempo a este modo de trabajo.  También está lo IMPORTANTE NO URGENTE Se trata de la claridad, el control, la planificación, el seguimiento. Planifícalo porque garantiza la calidad. Pero a veces tanto planificar no llegamos a ejecutar la tarea y volvemos al trabajo en crisis. Hay que planificar pero también cumplir luego.

Lo URGENTE PERO NO IMPORTANTE les por ejemplo gestionar llamadas, hacer informes, emails… Caemos en la trampa de la actividad. Son urgentes pero igual para otros.  “¿Me ayudas a terminar el informe que tenemos (en plural) que presentar la semana que viene?  Gestionar mails igual no toca.  Esto hay que delegarlo en otras personas o en acciones secundarias. O decir: “no me toca hacerlo o no sé hacerlo. Estoy hasta arriba”. Combinado con que hay que resolver conflictos en equipo. Es un engaño cumplir tareas de los demás pensando que hacemos algo importante, porque el jefe no nos pedirá cuentas de ello sino de nuestro trabajo. La PERDIDA DE TIEMPO son las tareas de escape…no las hagas o hazlas en momentos no laborales. Por la ley de Murfi siempre se me pone mal el pc en el último momento, se acaba la tinta de la impresora. No sabemos si un trabajo al que no llegamos al plazo se debe a que no  gestiono bien el tiempo o a que tengo mucho trabajo

 

La ley de Pareto o ley del 20.80 dice que el 20% de los clientes o de mi actividad laboral dan el 80% de facturación y  el 80 % de clientes o de mi actividad nos dan un 20% de facturación. Menos es más, en este caso también se cumple la máxima minimalista. En hacer maleta podemos tardar un cuarto hora. En lo urgente tardas el tiempo que tengas para hacerlo. Si tienes tiempo tardas dos semanas en hacer la maleta. Esto se podría relacionar con la ley de Parkinson en el tiempo profesional. Cuando tienes poco tiempo pones los cinco sentidos en llegar. Cuesta más esfuerzo pero lo haces antes porque es urgente, pero quizá no importante. En esos momentos se impone el trabajo en crisis, no en calidad y planificación. Un experto en productividad y gestión tiempo no analiza la vida personal del trabajador (El tener que ir buscar a tu hijo hay que incluirlo en la agenda, aunque no sea estrictamente profesional pues resta tiempo de trabajo)   Tendríamos 15 dias o un mes de verano más de vacaciones si lo hiciéramos bien el trabajo y la gestión del tiempo y su planificación. ¿Por qué estar dos horas más si me lo paso mejor tomando cañas que trabajando? Salgo antes el viernes si planifico el tiempo. Quizá hay gente que produce bien por la noche, pero igual la oficina no está abierta a la noche. En un horario rígido el trabajador comete errores, va a toda pastilla. Supone perdidas a nivel empresarial, familiar y personal .Hay que auto motivarse. Si tienes que estar 8 horas en el trabajo lo haces en 8 horas en vez de en las 6 horas que necesitas. Es la teoría del presentismo. Algunas empresas son más flexibles, trabajan por objetivos. En una misma empresa hay discriminación, unos trabajos requieren flexibilidad y otros están esclavos en las máquinas de tornillos y en los tubos. Da miedo a las empresas trabajar por objetivos y en flexibilidad. Esta planificación del tiempo nace con los sindicatos al regular los horarios de los trabajadores. Hay que emplear bien los dias. Hay cooperativas y empresas familiares que cierran la persiana por conflictos familiares. Existen hasta consultorías especializadas en cambios generacionales etc. La productividad baja cuando estamos mucho tiempo en la empresa, pero no haciendo nada, solo por cumplir con el horario. 

 

En la comunicación dentro de la empresa está lo que el otro entiende y no lo que decimos, no solo el mensaje. Un decano en Deusto decía que conversar está a medio camino de cambiar el mundo. Lo que decimos es el 7% de la comunicación, el tono o el cómo es el 38%, y el lenguaje corporal y la comunicación no verbal el 55%. Es importante la empatía, ser mediadora, la escucha atenta, la asertividad, la influencia para una comunicación eficaz. Ponerse en el lugar del otro. Sirve para roda comunicación del ser humano, sea cliente, empleado, jefe, esposa… El éxito personal en la comunicación depende de la habilidad en escribir, hablar, negociar, según Robert Klilosaky. La asertividad es defender lo que siente, se piensa, se necesita de forma honesta y adecuada respetando a la otra persona y a veces pasa por decirla que estás hasta arriba de trabajo y que no puedes ayudarla. Hay que construir puentes de relación entre las personas. Plantearnos cómo me comunico yo. Además del liderazgo, la gestión en equipo, es importante la comunicación y para ello conocer a las personas y su sicología. Se analiza más el efecto en el receptor que el mensaje mismo. Conviene motivar y no a todos nos motivan igual. Hay que relacionarnos hasta con nuestro peor enemigo en el infierno. Y para ello hay que tratar al ser humano como él querrías que te trataran a ti. Y a esto se podría añadir, que es mejor tratar al otro como el otro espera y quieren que le traten, más que como a ti te gustaría ser tratado.